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30 oct. 2022

La capitalisation

 Pour éviter des situations où des connaissances acquises et apprentissages
ne
sont pas partagées ou disparaissent
,
une
attention particulière doit être accordée
à
la capitalisation des connaissances et expériences.

 
La capitalisation comprend 4 étapes :

1. Repérer

Il s’agit de repérer, identifier et exprimer les expertises et les connaissances clés

2. Documenter

Ces connaissances clés doivent être enregistrées afin de ne pas disparaitre 

3. Transférer

Ces connaissances clés doivent être partagées et transférées  pour pouvoir être utilisées dans et entre les organisations 

4. Actualiser

Ces connaissances clés doivent être constamment actualisées

pour prendre en compte les changements du terrain et les nouveaux apprentissages

 

Malheureusement souvent une organisation se limite
aux phases 1 & 2, le repérage et documentation (2)

pour les archiver (ou simplement les envoyer au bailleur
sans
les lire soi-même)

 

sans vraiment transférer et actualiser  

La capitalisation permet

§ de ne pas répéter les mêmes erreurs

§ de ne pas "réinventer la roue" à chaque fois

§ de gagner du temps dans la recherche d'informations

§ de ne pas être dépendant de connaissances personnelles
en cas
de départ de certaines personnes

§ d’améliorer l'efficacité productive en diffusant des bonnes pratiques

La capitalisation n’est pas un processus occasionnel,

mais répété régulièrement et participatif.

 

Quelques règles de base pour une capitalisation réussie :

1. appliquer notre ‘règle de trois’ 

      Après chaque projet, dans chaque rapport, après chaque formation,

    identifiez 3 connaissances, expériences ou leçons de base 

    intéressantes pour toute l'organisation

2. systématiser les moments d'échange

Proposer systématiquement des moments d'échange après une formation, après un atelier, après un programme, après un rapport, après un audit pendant lesquels ces trois éléments seront partagés et discutésµ

3. Identifier des thèmes prioritaires a capitaliser

On ne peut pas tout capitaliser sur tout

4. Appliquer le cycle de PDCA

        la planification (plan) = organiser la capitalisation

            l’exécution (do) = documenter

                l’évaluation (check) = transférer

                    l’ajustement (adjust) = actualiser

5. Développer des outils en interne pour capitaliser 

         un moyen de partage et de dissémination

6. La capitalisation n’est pas qu’une affaire de spécialistes. 

        Toute l’équipe peut (et doit) capitaliser ses propres expériences et connaissances

 La capitalisation c'est

§ la meilleur façon de renforcer les capacités
§ passer de l’expérience (individuelle) à la connaissance (organisationnelle)
§ un processus continu – qui vise à dégager des savoir-faire à partir d’expériences
dans le but de les
partager
§ un retour d’expériences qui permet d’avancer
§ une manière de tirer des enseignements à partir d’expériences (réussies ou non)
§ un élément essentiel pour boucler le cycle PDCA
 

exemple

des bons outils pour capitaliser sont : le RAPPORT ANNUEL, un BLOG, ...

 

mais aussi la restitution écrite après une formation, facebook, un atelier, un rapport, ... à condition que vous n'oubliez pas phase 3 et 4