Pour éviter des situations où des connaissances
acquises et apprentissages
ne sont pas partagées ou disparaissent,
une attention
particulière doit être accordée
à la capitalisation des connaissances et expériences.
1. Repérer
Il s’agit de repérer, identifier et exprimer les expertises et les connaissances clés
2. Documenter
Ces connaissances clés doivent être enregistrées afin de ne pas disparaitre
3. Transférer
Ces connaissances clés doivent être partagées et transférées pour pouvoir être utilisées dans et entre les organisations
4. Actualiser
Ces connaissances clés doivent être constamment actualisées
pour prendre en compte les changements du terrain et les nouveaux apprentissages
Malheureusement souvent une organisation se limite
aux phases 1 & 2, le repérage et documentation (2)
pour les archiver
(ou simplement les
envoyer au bailleur
sans les lire soi-même)
sans vraiment transférer et actualiser
La capitalisation permet
§ de ne pas répéter les mêmes erreurs
§ de ne pas "réinventer la roue" à chaque fois
§ de gagner du temps dans la recherche d'informations
§ de ne pas être
dépendant de connaissances personnelles
en cas de départ de certaines
personnes
§ d’améliorer
l'efficacité productive en
diffusant des bonnes pratiques
La capitalisation n’est pas un processus occasionnel,
mais répété régulièrement et participatif.
Quelques règles de base pour une capitalisation réussie :
1. appliquer notre ‘règle de trois’
Après chaque projet, dans chaque rapport, après chaque formation,
identifiez 3 connaissances, expériences ou leçons de base
intéressantes pour toute l'organisation
2. systématiser les moments d'échange
Proposer systématiquement des moments d'échange après une formation, après un atelier, après un programme, après un rapport, après un audit pendant lesquels ces trois éléments seront partagés et discutésµ3. Identifier des thèmes prioritaires a capitaliser
On ne peut pas tout capitaliser sur tout4. Appliquer le cycle de PDCA
la planification (plan) = organiser la capitalisation
l’exécution (do) = documenter
l’évaluation (check) = transférer
l’ajustement (adjust) = actualiser
5. Développer des outils en interne pour capitaliser
un moyen de partage et de dissémination
6. La capitalisation n’est pas qu’une affaire de spécialistes.
Toute l’équipe peut (et doit) capitaliser ses propres expériences et connaissances
La capitalisation c'est
dans le but de les partager
exemple
des bons outils pour capitaliser sont : le RAPPORT ANNUEL, un BLOG, ...
mais aussi la restitution écrite après une formation, facebook, un atelier, un rapport, ... à condition que vous n'oubliez pas phase 3 et 4