Restitution de leçons apprises AEC (atelier à mi-terme)

Suite au travail de revue du Plan d’action réalisé lors de l’atelier à mi-terme, il en est ressorti les leçons apprises suivantes :

1. Importance de travailler en équipe

• Repartir d’une manière équilibre et collégiale, les responsabilités pour la mise en pratique des activités 

• Tenir des réunions périodiques pour échanger les expériences et mutualiser nos capacités

2. Importance de toujours documenter et archiver les réalisations effectuées

• Faire un compte rendu de toutes les activités menées 
• Partager ce compte rendu avec la hiérarchie et à l’interne de l’association
• Enregistrer les comptes rendus dans un dossier spécifique au projet, mais aussi le mettre sur disque dur externe
• Imprimer les copies des documents et les ranger dans un lieu sûr comme un classeur disposé sur une étagère

3. Adapter le plan d’action en fonction des réalités et des opportunités

• Evaluer la disponibilité des ressources et la faisabilité des activités menées pour les adapter à la réalité de l’heure et les opportunités qui peuvent s’offrir 
• Etre flexible dans l’exécution de la programmation tout en gardant les objectifs fixés

La révision du plan d'action nous a permis d'adapter les activités prévues à la réalité afin d'éviter le dédoublement et les chevauchements sur d'autres activités où une même personne est prévue pour plusieurs activités en même temps.

De plus, l'accent est mis sur les activités régaliennes, et la prise en compte de certaines obligations voire des intempéries pour rendre ce plan d'action plus réaliste et réalisable.

Nous sommes impatients de connaître vos leçons apprises ou de recevoir vos ajouts.

Cordialement

Pasteur Philippe

Restitution de leçons apprises MEFP (atelier à mi-terme)

Chers amis, c'est avec plaisir que nous vous présentons en premier nos 3 'leçons apprises', dans l'espoir qu'elles puissent être instructives et utiles pour vous également.

 1.   Si on définit bien les priorités, on peut plus facilement identifier les opportunités et les moyens

2.     Il est important de bien responsabiliser et suivre ceux qui doivent faire/réaliser les activités

3.     Avoir un chronogramme pour chaque projet permet de bien planifier les activités et les engagements ainsi que les tâches de chaque personne

 Nous incluons également quelques conseils pratiques :

-        Avant d’accepter une sollicitation, établissez à l’interne vos priorités, cherchez à vous engager dans des activités qui correspondent à vos priorités (votre vision et mission, vos spécificités et expériences).

-        Elaborez un chronogramme physique pour chaque projet. Cela demande quelques efforts, mais vous gagnerez certainement du temps et de la crédibilité par la suite.

-        Mettez en place un système d’alerte pour les échéances fixées de travail. Désignez une personne responsable qui doit veiller à ceci.

-       Assurez-vous que tout le monde, aussi le responsable direct, a bien compris les activités à faire.

-        Définissez clairement les tâches de chacun et assurez-vous que le chef d’équipe a une vision claire des tâches de son équipe (TDR).

-        Planifiez d’avance un rythme de réunions (hebdomadaires) pour qu’elles deviennent des instruments de suivi.

Voilà, nous espérons que cela vous sera utile et nous attendons avec impatience vos commentaires et ajouts. Ainsi aussi que vos 'leçons apprises'.

Michelin

 

Les FICHES TECHNIQUES

Nous allons développer ensemble un outil intéressant qui nous permettra
- d'appliquer nos apprentissages dans notre pratique quotidienne
- de mutualiser nos compétences
- de partager et simplifier nos procédures avec nos collègues 

Nous appelons ces outils les FICHES TECHNIQUES.

La fiche technique peut comporter trois éléments différents, indiqués par trois icônes :

Les objectifs, les résultats attendus
du contenu de la fiche technique

Quelques concepts et théories pour mieux comprendre,

les définitions de base, les termes et éléments clés

Les étapes et activités concrètes

à mettre en pratique

et les astuces pour bien y arriver

La fiche technique résume ainsi de manière simple et étape par étape
les procédures et activités qui doivent être suivies pour arriver aux résultats concrets.

Clôture de l'atelier à mi-terme (4-12 juillet 2022)

Nous sommes en train de finaliser notre atelier à mi-terme avec les partenaires du projet NGANGU (4-12 juillet 2022).

Les objectifs étaient :

1. Revoir nos outils et notre méthode :
         le plan d'action, le chronogramme, le rapport hebdomadaire, ...
2. Réactualiser notre plan d'action
3. Identifier et partager nos leçons apprises

 

Nous avons appris lors de l'atelier :
üutiliser un chronogramme et un plan d’action avec les différents éléments
   (activités, résultats attendus, responsables, ressources F-H-L)
üactualiser le chronogramme comme outil de suivi du progrès des activités et des résultats
ütenir compte des ressources disponibles et de la faisabilité pour la priorisation d’une activité
üse familiariser avec le cycle du PDCA
   (surtout la 4e phase) : l’adaptation basée sur les ‘leçons apprises’
ücalculer les défis, les risques et les hypothèses
   (qui peuvent provoquer les imprévus ou des retards)
üutiliser la ‘fiche de suivi’ et la réunion avec le rapport hebdomadaire
   comme outils de suivi du progrès

Et quelques 'leçons apprises' en général :

Il faut évaluer les ‘résultats atteints’
(et pas seulement les ‘activités effectuées’).

 

‘Un tiens vaut mieux que deux tu l’auras’
Achever un premier changement souhaité vaut mieux
que d'être à la poursuite des grands changements plus considérables.

 

Encourageons les membres de nos équipes
à demander des clarifications
s'ils ne comprennent pas leurs tâches.

 

‘Mieux vaut tenir que courir‘.
Il vaut mieux privilégier l’endurance à la vitesse.