Commençons la nouvelle année en présentant certains fruits de votre travail au cours des derniers mois. En effet, lors des réunions mensuelles de décembre, vous avez évoqué quelques initiatives et idées intéressantes qui valent certainement la peine d'être partagées en espérant que cela puisse vous inspirer. 

Nous listons ici les plus importantes. 

• démarrer un projet plutôt modeste mais réaliste avec les moyens disponibles pour rendre visible votre capacité et vos potentialités pour vos partenaires et bailleurs
• introduire un plan d'action annuel (en plus des plans d'action liés aux projets)
• expliquer la cohérence et le pourquoi des procédures du manuel de procédures
• expliquer et vulgariser le manuel de procédures en utilisant des 'fiches techniques'
• mettre en place un comité pour impliquer l'équipe au lieu de concentrer le travail dans les mains d'une seule personne
• décentraliser la prise des décisions (on appelle ça le principe desubsidiarité)
• mieux structurer le travail, au lieu de 'se jeter à l'eau', pour déterminer les objectifs et les résultats attendus avant de démarrer les activités
• faire le suivi entre autres grâce aux réunions hebdomadaires fixes
• prendre conscience qu'une organisation doit faire des 'changements perpétuels (continus)' pour devenir une 'organisation apprenante'
• adapter le plan d'action aux ressources disponibles (au lieu des moyens imposés par un projet ou un plan d'action qui ne correspond pastoujours à votre réalité) ; introduire les outils du chronogramme et duplan d'action dans d'autres projets.

Plusieurs d'entre vous sont en train de simplifier vos MANUELS DE PROCEDURES, de l'adapter à votre organisation ou de le vulgariser. 

On peut faire une analogie avec la cuisine et un chef cuisinier expérimenté.

Votre MdP semble parfois écrit pour un grand chef très expérimenté  qui va préparer  des recettes très compliquées. De plus, il décrit une même recette, par exemple une pâte, de différentes manières, ce qui crée de la confusion (les mêmes procédures sont décrites de différentes manières dans votre MdP). Mais les utilisateurs de votre MdP ne sont pas des experts et ont besoin d'un outil pratique et clair qui explique étape par étape l'exécution des procédures qu'ils utilisent eux-mêmes.

Rappelons quelque astuces pour arriver à une meilleure compréhension et utilisation du manuel par l'équipe :

• impliquer les utilisateurs finaux dans la vulgarisation pour être certain qu'ils comprennent bien l'objectif et les différentes étapes de chaque procédure
• prévoir une période d'essai, avec la possibilité d'adaptation aux défis et aux réalités du terrain, du manuel de procédure
•  éviter de sanctionner si quelqu'un ne l'utilise pas bien, mais prendre le temps pour comprendre pourquoi la personne n'a pas compris et réexpliquer
• impliquer et responsabiliser les responsables locaux pour faire le suivi et l'accompagnement dans le mise en pratique au quotidien.

Les FICHES TECHNIQUES peuvent aider à clarifier ces défis. Nous avons
comparé les fiches techniques à des recettes de cuisine qui décrivent
clairement pas par pas les ingrédients à utiliser et toutes les étapes
de la recette pour un plat quotidien.   Nous espérons présenter très
prochainement les premiers résultats des fiches techniques élaborées de certains d'entre vous.

Nous vous souhaitons une bonne reprise du travail pour l'année 2024.